Code de principes de confidentialité

« La confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels sont importantes pour nous. C'est pourquoi la protection de vos renseignements personnels est l'une de nos plus grandes priorités. »

Engagement de protection des renseignements personnels

Chez Équitable¹ (aussi appelée « la Banque », « nous » ou « notre »), nous nous engageons fermement à protéger vos renseignements personnels. Le présent Code de principes de confidentialité (le « Code ») témoigne de cet engagement en vous informant des pratiques que nous avons mises en place relativement à la gestion de vos renseignements personnels et il devrait être lu conjointement avec notre Entente de confidentialité. Le Code s’applique à toute personne qui a demandé ou offert de fournir une garantie pour tout produit ou service que nous offrons au Canada.

Afin de remplir notre engagement envers vous, nous suivons les 10 principes qui suivent au moment de traiter vos renseignements personnels.

Qu'entend-on par « renseignements personnels »?

Les renseignements personnels comprennent tout renseignement factuel ou subjectif, consigné ou non, concernant une personne identifiable. Ces renseignements, qui peuvent prendre diverses formes, comprennent notamment les suivants :

• votre nom, votre adresse, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone cellulaire, votre profession, votre date de naissance et d’autres renseignements utilisés pour authentifier votre identité, comme les renseignements fondés sur notre connaissance du client (nom d’utilisateur, mot de passe et renseignements sur le compte), les renseignements biométriques (signature, empreinte digitale et vocale), les renseignements concernant l’appareil (modèle, type de navigateur et activités, adresse IP, témoin de sécurité et emplacement physique approximatif de l’appareil); 
• une pièce d'identité, comme un permis de conduire canadien valable ou un passeport ou un certificat de naissance délivré au Canada;
• votre revenu annuel, vos actifs, vos passifs et vos antécédents de crédit;
• des renseignements sur vos opérations, notamment l'historique de paiement et les mouvements de compte;
• d'autres renseignements dont nous avons besoin pour vous fournir un service ou qui sont exigés par la loi.

Nous vous demandons vos renseignements personnels aux fins suivantes :

• pour vérifier votre identité et vous protéger contre la fraude;
• comprendre vos besoins en matière de services financiers;
• déterminer la pertinence des produits et des services pour vous;
• établir et gérer les produits et services que vous avez demandés;
• se conformer aux exigences juridiques, réglementaires et contractuelles;
• aider au recouvrement des dettes que vous pourriez avoir auprès de nous de temps à autre.

Principe n^o 1 : Nous sommes responsables envers vous

Équitable est responsable de tous les renseignements personnels en sa possession ou sous sa garde, y compris les renseignements personnels communiqués à des tiers pour le traitement ou d’autres fonctions administratives. Nous avons un chef de la protection des renseignements personnels, qui supervise la mise en œuvre de notre programme de protection des renseignements personnels. Pour communiquer avec le chef de la protection des renseignements personnels, veuillez consulter la section « Coordonnées » ci-dessous.

Principe n^o 2 : Nous déterminerons le but de la collecte de vos renseignements personnels

Équitable déterminera et documentera les fins pour lesquelles nous recueillons vos renseignements personnels, avant ou au moment de la collecte.

Principe n^o 3 : Nous obtiendrons votre consentement pour la gestion de vos renseignements personnels

Équitable fera un effort raisonnable pour s’assurer que vous comprenez comment vos renseignements personnels seront utilisés et obtiendra votre consentement avant ou au moment où nous recueillerons ou utiliserons les renseignements personnels. Votre consentement peut être explicite, implicite ou donné par l’entremise d’un représentant autorisé. Sous réserve des exigences légales, réglementaires et contractuelles, vous pouvez retirer votre consentement à ce que nous récoltions, utilisions ou divulguions des renseignements personnels vous concernant. Toutefois, selon les circonstances, le retrait de votre consentement pourrait nous empêcher de vous fournir ou de continuer à vous fournir certains services ou renseignements qui pourraient vous être utiles. De plus, vous devez savoir que nous pouvons recueillir, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels à votre insu ou sans votre consentement dans des circonstances exceptionnelles où cette collecte, cette utilisation ou cette divulgation est permise ou exigée par la loi. Par exemple, nous pouvons recueillir, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels pour enquêter sur une violation d’un accord ou d’une loi, en réponse à une demande, à un mandat de perquisition ou à une ordonnance d’un tribunal que nous jugeons valide, pour réaliser la garantie promise, ou pour enquêter et décourager la fraude.

Principe n^o 4 : Nous limiterons la collecte de vos renseignements personnels

Équitable limite la quantité et le type de renseignements personnels que nous recueillons à ce qui est nécessaire aux fins que nous vous avons indiquées. Nous ne recueillerons des renseignements personnels qu’en utilisant des pratiques justes et légales, telles que décrites dans le présent Code et notre entente sur la protection des renseignements personnels.

Principe n^o 5 : Nous limiterons l’utilisation, la divulgation et la conservation de vos renseignements personnels

Équitable utilisera ou divulguera les renseignements personnels uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins que vous ne donniez votre consentement pour les utiliser ou les divulguer pour une autre raison, ou que cela soit permis ou exigé par la loi. Dans certaines circonstances exceptionnelles, Équitable a l’obligation ou le droit légal de communiquer vos renseignements personnels sans votre consentement afin de protéger l’intérêt public ou Équitable.

Équitable conservera vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins déterminées au moment de la collecte.

Principe n^o 6 : Nous veillerons à ce que vos renseignements personnels soient exacts

Équitable fera un effort raisonnable pour tenir vos renseignements personnels à jour, exacts et pertinents pour leur utilisation prévue. Cependant, nous comptons aussi sur vous pour nous tenir au courant lorsqu’ils changent. Vous pouvez, par écrit, demander l’accès à vos renseignements personnels pour en vérifier l’exactitude et l’intégralité et demander qu’ils soient modifiés au besoin. Pour accéder à vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec le chef de la protection des renseignements personnels, comme il est indiqué dans la section « Coordonnées » ci-dessous.

Principe n^o 7 : Nous protégerons vos renseignements personnels

Équitable utilise des mesures de sécurité pour protéger les renseignements personnels qui sont adaptés à la sensibilité de l’information et comprennent des mesures de sécurité physique et électronique, des processus organisationnels et des obligations contractuelles avec des tiers. De plus, la protection des renseignements personnels fait partie de nos tâches quotidiennes, et tous les employés sont formés sur l’importance de protéger vos renseignements personnels.

Principe n^o 8 : Nous mettrons à votre disposition des renseignements sur notre programme de protection des renseignements personnels

Équitable est transparente sur la manière dont nous gérons vos renseignements personnels. Vous pouvez demander d’avoir accès à plus de renseignements sur nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels, et nous les mettrons à votre disposition d’une manière facile à comprendre.

Principe n^o 9 : Nous vous donnerons accès à vos renseignements personnels

Vous pouvez présenter une demande écrite d’accès à vos renseignements personnels. Après avoir vérifié votre identité, nous vous indiquerons, dans un délai raisonnable, quels renseignements personnels nous possédons, à quoi ils servent et à qui ils ont été communiqués. Toutefois, dans certaines situations, nous ne pourrons peut-être pas vous donner accès à tous vos renseignements personnels. Dans ces situations, nous vous expliquerons, sauf si la loi l’interdit, les raisons de ce manque d’accès et vous aviserons de tout recours que vous pourriez avoir. Des frais peuvent être associés à la récupération de certains renseignements à votre sujet, et le cas échéant, nous vous en aviserons avant de traiter votre demande afin que vous ayez la possibilité de la retirer. Si vous le souhaitez, vous pouvez également contester le caractère raisonnable des frais.

Principe n^o 10 : Nous répondrons à vos questions, préoccupations et plaintes au sujet de la protection des renseignements personnels

Équitable répondra à vos questions, préoccupations et plaintes au sujet de la protection de vos renseignements personnels en temps opportun, habituellement dans un délai de trente (30) jours. Si nous devons prolonger le délai, ou si nous refusons votre demande, nous vous expliquerons pourquoi et vous aviserons du nouveau délai.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur la façon dont nous pouvons recueillir, utiliser et divulguer vos renseignements personnels, veuillez consulter l’entente de confidentialité disponible sur notre site Web ou dans nos bureaux.

Questions ou préoccupations

Si vous avez des questions ou des préoccupations au sujet des renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous en téléphonant à :

Ligne d’assistance téléphonique pour les plaintes: 416 515-2293

Laissez un message avec votre nom et un numéro de téléphone auquel nous pouvons vous joindre pendant les heures d’ouverture. Nous communiquerons avec vous pour obtenir plus de détails et pour commencer le processus de résolution.

Coordonnées

Vous pouvez également communiquer avec nous à :

Chef de la protection des renseignements personnels
Tour Banque EQ
2200-25 rue Ontario
Toronto, ON M5A 0Y9

Si le chef de la protection des renseignements personnels ne répond pas à votre préoccupation, vous pouvez communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada à l’adresse suivante :

Commissariat à la protection de la vie privée
30, rue Victoria
Gatineau (Québec) K1A 1H3